Как регистрировать иностранных гостей: миграционный учёт в отеле

Коротко: за каждого иностранного гостя средство размещения обязано уведомить орган миграционного учёта о прибытии — в течение одного рабочего дня, следующего за днём приезда. При выезде подаётся уведомление об убытии: не позднее 12 часов дня, следующего за днём выезда. Обязанность лежит на объекте как на принимающей стороне; гость сам никуда не ходит.

Это миграционный учёт по 109-ФЗ — не путайте с регистрационным учётом граждан РФ (о нём отдельная статья серии): разные законы, формы и сроки.

Штрафы за нарушение — по ст. 18.9 КоАП, для юридических лиц счёт идёт на сотни тысяч рублей за каждого гостя, поэтому процесс должен работать как конвейер, а не как подвиг администратора. Материал актуален на 2 августа 2026 года.

Кому относится

Всем средствам размещения: гостиницам, апарт-отелям, хостелам, санаториям, базам отдыха, кемпингам. Принимающая сторона — организация или ИП, оказывающие гостиничные услуги. Для посуточных квартир принимающей стороной обычно выступает собственник или наниматель жилья — управляющая компания квартир НЕ становится ею автоматически, этот случай разобран в отдельной статье серии.

Шаг 1. Проверьте документы иностранца при заселении

Что взять в работу:

• паспорт иностранного гражданина (или иной документ, удостоверяющий личность);
• миграционную карту — для визовых и большинства безвизовых гостей (отметьте: у граждан ЕАЭС и отдельных категорий её может не быть на законных основаниях);
• визу, если гость визовый;
• при наличии — РВП/ВНЖ: у постоянно/временно проживающих свои особенности учёта.

Кто отвечает: администратор службы приёма.

Результат: комплект данных для уведомления; сроки легального пребывания проверены (виза/карта не просрочены). Про углублённую проверку — отдельная статья серии.

Ошибка шага: заселить «по фото в мессенджере» и разбираться потом. Данные снимаются с оригиналов при заселении.

Шаг 2. Подайте уведомление о прибытии — в течение одного рабочего дня

Что сделать: направить уведомление о прибытии иностранного гражданина в орган миграционного учёта. Срок: не позднее ОДНОГО РАБОЧЕГО дня, следующего за днём прибытия. Гость приехал в пятницу вечером — уведомление в понедельник; приехал в среду — в четверг.

Каналы подачи: электронное взаимодействие с МВД (если налажено у объекта), личная подача в территориальный орган, МФЦ. Уведомительный порядок для гостиниц — обязанность объекта; форма уведомления — действующая форма МВД (проверяйте актуальность формы на сайте МВД, старые бланки не принимаются).

Как проверить: у объекта остаётся отрывная часть уведомления с отметкой либо электронное подтверждение приёма. «Отправлено» не равно «принято» — закрытой обязанность считается после подтверждения.

Ошибка шага: считать срок в календарных днях. Срок — в рабочих, но копить пятничных гостей до понедельника можно только при неэлектронном канале; электронный принимает и в субботу.

Шаг 3. Уведомите об убытии

Что сделать: при выезде гостя направить уведомление об убытии — не позднее 12:00 дня, следующего за днём выезда.

Ошибка шага: «снимем всех выехавших в конце недели». Срок жёсткий, и он короче, чем по прибытию.

Шаг 4. Особые категории — проверьте отдельно

Порядок различается для: граждан ЕАЭС (свои сроки и документы), высококвалифицированных специалистов и их семей, обладателей ВНЖ/РВП, дипломатов, экипажей, несовершеннолетних (учитываются так же, с документами законных представителей). Если гость из «особой» категории — не действуйте по общему шаблону, сверьтесь с действующей редакцией 109-ФЗ или с территориальным органом.

Сроки: сводная таблица

Частые ошибки

1. Пропуск гостей «на одну ночь» — учёту подлежит любое размещение.
2. Устаревшие бланки уведомлений: форма менялась, старые не принимаются.
3. Считать миграционную карту обязательной для всех и разворачивать гостей ЕАЭС, у которых её законно нет.
4. Не подать убытие: гость «висит» на адресе объекта, и следующая проверка задаёт вопросы именно вам.
5. Ошибки транслитерации ФИО — сверяйте с документом посимвольно.
6. Один администратор «знает как» — а в его выходной конвейер стоит. Процедура должна быть описана и доступна каждой смене.
7. Хранить копии паспортов в общем доступе: это персональные данные с особым режимом.

Как здесь помогает PMS

PMS держит порядок в данных: карточка гостя с гражданством и реквизитами документов заполняется при заселении, мастер заселения в bpop не завершит заезд без документов гостей, фактические даты заезда/выезда фиксируются автоматически — уведомления заполняются по факту, а не по плану. Сама подача идёт по каналу, согласованному с вашим территориальным органом МВД; про варианты её автоматизации и статусы «отправлено/принято» — отдельная статья серии. За человеком: контроль подтверждений, особые категории, разбор отказов.

FAQ

Гость-иностранец с ВНЖ России. Уведомлять? Постоянно проживающие учитываются по месту пребывания в средствах размещения — да, уведомляйте; особенности сверьте с действующей редакцией 109-ФЗ.

Заехал в субботу, выехал в воскресенье. Какие сроки? Прибытие: не позднее ближайшего рабочего дня (обычно понедельник; электронный канал — сразу). Убытие: не позднее 12:00 понедельника. На практике подавайте оба сразу.

Чем грозит просрочка? Ст. 18.9 КоАП: для должностных лиц — десятки тысяч, для юрлиц — до полумиллиона за эпизод. Сверьте суммы с действующей редакцией перед тем, как оценивать риск.

Чек-лист

• При заселении: оригиналы документов, сроки легальности проверены.
• Уведомление о прибытии — не позднее следующего рабочего дня.
• Подтверждение приёма получено и сохранено.
• При выезде: убытие — до 12:00 следующего дня.
• Особые категории — сверка с действующей редакцией закона.
• Процедура описана; каждая смена умеет её выполнять.

Источники

Проверено 02.08.2026:

• 109-ФЗ «О миграционном учёте иностранных граждан...», действующая редакция — pravo.gov.ru
• МВД России: формы уведомлений и порядок подачи — мвд.рф
• Госуслуги — gosuslugi.ru
• КоАП РФ ст. 18.9, действующая редакция — pravo.gov.ru

Требования закона отделены от рекомендаций автора; для особых категорий гостей порядок отличается — это отмечено в тексте.