Что смотреть владельцу отеля раз в неделю: балансовый отчёт на одну страницу
Что смотреть владельцу отеля раз в неделю: балансовый отчёт на одну страницу
Коротко: раз в неделю владельцу нужен один лист с шестью блоками. Сколько денег у объекта на утро понедельника. Сколько из них чужие - предоплаты за будущие заезды и депозиты гостей. Сколько должны объекту - долги выехавших гостей и невыплаченное площадками. Что заработано за неделю по каналам: ночи, выручка, комиссии. Что продано на 30 дней вперёд и сколько ночей добавилось за неделю. И что случилось в обход правил: возвраты, списания, выезды с долгом. На чтение уходит 20 минут, если цифры собирает не владелец, а регламент.
Слово «балансовый» здесь не про бухгалтерскую форму № 1. Отчёт отвечает на три вопроса баланса в бытовом смысле: что у нас есть, что мы должны, что должны нам. Сумма на счёте без второго и третьего ответа вводит в заблуждение: 612 000 ₽ на счёте при 244 000 ₽ чужих денег - это 368 000 ₽ своих, и именно эту цифру можно тратить.
Почему неделя. Месяц - слишком поздно: на закрытый месяц влиять уже нельзя, об этом была статья о показателях владельца. День - слишком шумно: одна отмена на 40 000 ₽ выглядит катастрофой, а к пятнице её перекрывают три новых брони. Неделя - тот ритм, в котором отклонение уже видно, а исправить его ещё можно.
Кому относится материал
Собственникам и управляющим отелей от 5 до 60 номеров, апарт-отелей, хостелов, баз отдыха, глэмпингов, зоогостиниц и управляющим посуточными апартаментами. Отчёт не зависит от системы налогообложения и от того, есть ли у объекта бухгалтер: бухгалтер считает налоги по закрытому периоду, а этот лист нужен, чтобы принимать решения на следующей неделе.
Материал не разбирает, как считать выручку по каналам (это отдельная статья), себестоимость ночи (здесь) и прогноз спроса (здесь). Здесь - только то, как собрать их результаты на одной странице и что делать с расхождениями.
Пошаговая инструкция
Шаг 1. Назначьте день, время и источник каждой цифры
Отчёт живёт, пока у него есть регламент: кто собирает, к какому часу и откуда берёт каждое число. Удобнее всего понедельник до 11:00 - неделя закрыта ночным аудитом воскресенья, выписка банка за пятницу уже пришла.
Собирает управляющий или старший администратор, читает владелец. На объекте без сотрудников владелец собирает сам, и тогда регламент ещё важнее: без него отчёт умирает через три недели.
Источников четыре: выписка банка и касса, отчёт по загрузке и каналам из PMS, реестр долгов, отчёты площадок за прошлые периоды. PMS (property management system) - программа, в которой живут брони, оплаты и номера; без неё отчёт собирается из шахматки и тетради, но собирается.
Результат шага: документ на одну страницу с шестью заголовками и ответственным за каждую цифру.
Частая ошибка шага: формат меняется каждую неделю. Смысл отчёта - в сравнении с прошлой неделей; если колонки переставлены, сравнивать нечего.
Шаг 2. Блок «Деньги»: остатки и поступления
Две цифры. Первая - остаток на утро понедельника: касса плюс все расчётные счета. Вторая - поступления за неделю: все оплаты минус возвраты, по способам: наличные, карта на стойке, онлайн, переводы от юридических лиц, выплаты площадок.
Поступления - это не выручка. Выручка - стоимость прожитых ночей, а поступления - деньги, которые пришли, в том числе предоплата за ноябрь и выплата площадки за август. За неделю с 14 по 20 сентября объект на 12 номеров получил 341 000 ₽ при выручке 305 000 ₽: разница - предоплаты будущих заездов минус деньги за прожитые ночи, которые площадка ещё не перечислила.
Результат шага: остаток и поступления по способам, сумма поступлений сходится с выпиской и кассовой книгой.
Как проверить: поступления из PMS минус возвраты равны приходу по выписке и кассе за те же даты. Расхождение больше 1 000 ₽ - искать оплату, которую внесли в систему не тем днём или не внесли вовсе.
Частая ошибка шага: переводы «на карту администратора» в поступления не попадают, потому что их нет ни в системе, ни на счёте объекта. Это дыра в отчёте и одновременно неприменение кассы - штраф по части 2 статьи 14.5 КоАП от 30 000 ₽ юридическому лицу.
Шаг 3. Блок «Чужие деньги»: предоплаты и депозиты
Самый недооценённый блок. Предоплата за заезд в ноябре лежит на счёте в сентябре, но принадлежать объекту она начнёт только после заезда. По пункту 16 Правил предоставления гостиничных услуг (постановление Правительства от 27.11.2025 № 1912) гость, отказавшийся до дня заезда, получает обратно всю сумму. Значит, до заезда это обязательство, а не доход.
Депозит - тем более: это обеспечительный платёж по статье 381.1 Гражданского кодекса, он возвращается при выезде, если гость ничего не повредил.
Считайте так: свободные деньги = остаток - предоплаты по броням с заездом позже даты отчёта - депозиты гостей, которые сейчас проживают. У объекта из примера остаток 612 000 ₽, предоплаты будущих заездов 214 000 ₽, депозиты 30 000 ₽. Свободных денег 368 000 ₽, и именно с этой цифрой сравнивают зарплату, аренду и закупки на неделю.
Показательный случай: в конце сентября остаток на счёте растёт на 40 000 ₽ в неделю, и владелец решает купить новые матрасы. Но рост дают предоплаты на новогодние заезды. В декабре три брони отменяются за неделю до даты, объект обязан вернуть 96 000 ₽, а матрасы уже куплены.
Результат шага: три числа: предоплаты будущих заездов, депозиты, свободные деньги.
Как проверить: список броней с заездом позже даты отчёта и оплатой больше нуля; сумма их оплат и есть предоплаты. Депозиты - по броням в статусе «гость в номере».
Частая ошибка шага: считать предоплаты «почти своими», потому что «отменяют редко». Редко - это не никогда, а возвращать нужно в срок из договора и тем же способом, которым платили.
Шаг 4. Блок «Нам должны»: долги гостей и выплаты площадок
Тоже две цифры, и у каждой есть возраст.
Долги гостей: выезды с задолженностью, удержания при отмене и неявке, которые гость не оплатил. Смотрите общую сумму и отдельно ту, что старше 30 дней: долг, который не закрыли за месяц, почти всегда превращается в списание. Как вести реестр и что можно взыскать - в статье о долгах гостей.
К получению от площадок: стоимость проживаний, которые уже состоялись, но деньги за них площадка ещё не перечислила, за вычетом её комиссии. Яндекс Путешествия перечисляют деньги в течение 5-10 рабочих дней после выезда, Островок - за месяц в середине следующего, поэтому в середине сентября у объекта одновременно «висят» и остаток августа, и первая половина сентября.
У объекта из примера долги гостей 41 500 ₽, из них 18 000 ₽ старше 30 дней; к получению от площадок 156 000 ₽. Неделей раньше долги были 36 000 ₽, ещё неделей раньше 29 000 ₽. Три недели роста подряд - сигнал, что администраторы выпускают гостей с долгом; в отчёте это уже видно, а в месячных цифрах утонуло бы.
Результат шага: долги гостей с возрастом и сумма к получению от площадок.
Как проверить: к получению считается по броням со статусом «завершена» и источником «площадка», по которым выплата в выписке ещё не найдена. Раз в месяц цифра сверяется с отчётом агента: по статье 1008 Гражданского кодекса на возражения по отчёту даётся 30 дней.
Частая ошибка шага: записать «к получению» полную стоимость брони. Площадка перечислит за вычетом комиссии, и вместо ожидаемых 185 000 ₽ придёт 156 000 ₽.
Шаг 5. Блок «Неделя по каналам»: ночи, выручка, комиссия
Здесь используется та же таблица, что и в месячном отчёте по каналам, только за семь дней. Ночи и выручка - по датам проживания на неделе, комиссия - по ставке договора с площадкой.
Неделя с 14 по 20 сентября у объекта на 12 номеров, 84 доступные ночи:
| Канал | Ночей | Выручка, ₽ | Комиссия, ₽ |
|---|---|---|---|
| Площадка А, 17 % | 28 | 140 000 | 23 800 |
| Площадка Б, 20 % | 12 | 60 000 | 12 000 |
| Виджет на сайте, 3 % | 11 | 55 000 | 1 650 |
| Стойка и телефон | 10 | 50 000 | 0 |
Итого 61 ночь из 84, загрузка 73 %, выручка 305 000 ₽, комиссии 37 450 ₽, или 12,3 % выручки. Две цифры, которые сравниваются с прошлой неделей: загрузка и доля комиссий. Если загрузка та же, а доля комиссий выросла, значит, площадки забрали брони, которые раньше приходили напрямую, и стоит посмотреть, не сломался ли виджет или телефон.
Результат шага: таблица по каналам и два процента: загрузка недели и доля комиссий.
Как проверить: сумма ночей по каналам равна проданным ночам в отчёте по загрузке. Не сходится - у части броней не заполнен источник.
Частая ошибка шага: сравнивать неделю с предыдущей, а не с той же неделей прошлого года. Для базы отдыха в сентябре падение к августу - норма, падение к сентябрю прошлого года - проблема.
Шаг 6. Блок «Впереди 30 дней»: проданные ночи и прирост за неделю
Единственный блок про будущее, и потому самый полезный. Три числа: сколько ночей продано на ближайшие 30 дней, какая это загрузка, сколько ночей добавилось за неделю за вычетом отмен. Последнее число называют pickup - недельный прирост брони на будущие даты.
Объект из примера: на 21 сентября на ближайшие 30 дней продано 198 ночей из 360, загрузка 55 %. Неделей раньше на те же даты было 171 ночь, прирост 27 ночей при 6 отменённых. Если прирост три недели подряд ниже обычного для этого сезона, цену и каналы нужно менять сейчас, а не в конце октября, когда месяц закроется с загрузкой 48 %. Как строить сам прогноз - в статье о прогнозе спроса на 30 дней.
Результат шага: проданные ночи, загрузка и прирост на 30 дней вперёд, отмены недели.
Как проверить: числа снимаются в один и тот же час понедельника; снимок в среду с понедельничным не сравнивается.
Частая ошибка шага: смотреть только загрузку на 30 дней без прироста. Загрузка 55 % при приросте 27 ночей и загрузка 55 % при приросте 4 ночи - разные ситуации: во второй через месяц будет пусто.
Шаг 7. Блок «Исключения»: что сделали в обход правил
Список, не цифра. Возвраты гостям с суммой и причиной, списания долгов, выезды с задолженностью, заселения в неубранный номер, ручные скидки, брони без источника, закрытые дни с расхождением кассы. По каждой строке - кто и почему.
Это не поиск виноватых. Три возврата за неделю по одной причине «не понравился номер после ремонта» - это информация о номере, а не об администраторе. Но выезд с долгом, оформленный одним и тем же сотрудником четыре недели подряд, - уже разговор.
Результат шага: список исключений недели с фамилиями и причинами, обычно 3-10 строк.
Как проверить: сумма возвратов из списка равна возвратам в блоке «Деньги»; сумма списаний равна снижению долгов, не объяснённому оплатами.
Частая ошибка шага: не вести список вовсе, потому что «и так всё знаю». Владелец, который бывает на объекте два раза в неделю, не знает.
Как выглядит лист целиком
Сведённые цифры объекта на 12 номеров на два понедельника подряд. Смотреть нужно не на значения, а на разницу между колонками:
| Показатель | 21.09, ₽ | 14.09, ₽ |
|---|---|---|
| Остаток денег | 612 000 | 575 000 |
| Предоплаты за заезды | 214 000 | 190 000 |
| Депозиты гостей | 30 000 | 20 000 |
| Свободные деньги | 368 000 | 365 000 |
| Долги гостей | 41 500 | 36 000 |
| К получению от площадок | 156 000 | 132 000 |
| Выручка недели | 305 000 | 288 000 |
| Комиссии недели | 37 450 | 33 100 |
Остаток вырос на 37 000 ₽, но свободных денег стало больше только на 3 000 ₽: рост дали предоплаты и депозиты. Долги выросли на 5 500 ₽ - третью неделю подряд. Выручка выросла на 6 %, комиссии - на 13 %: площадки заняли большую долю недели. Из одного листа - три действия на неделю: не планировать крупных трат, разобрать долги с администраторами, проверить прямой канал.
Под таблицей на том же листе - блок «Впереди 30 дней» (198 ночей, 55 %, прирост 27) и список исключений. Всё вместе помещается на одну страницу А4.
Частые ошибки
- Смешивать поступления и выручку. Хороший месяц по поступлениям оказывается плохим по выручке, когда предоплаты на праздники перестают приходить. Решения, принятые по поступлениям, запаздывают на сезон.
- Считать предоплаты своими деньгами. Потраченная предоплата при отмене за неделю до заезда превращается в долг объекта перед гостем, а по пункту 16 Правил № 1912 вернуть её нужно полностью.
- Не смотреть возраст долгов. Общая сумма долгов может стоять на месте, пока старые списываются, а новые появляются. Растёт не сумма, а списания, и без колонки «старше 30 дней» этого не видно.
- Смотреть отчёт раз в месяц. Три недели роста долгов или падения прироста броней в месячной цифре не видны: месяц уже закрыт, и единственное доступное действие - скидка в последний момент.
- Записывать «к получению от площадок» полную цену брони. Разница в комиссию 15-20 % всплывает в конце квартала как «куда-то делись 100 000 ₽».
- Собирать цифры с чужих слов. «Долгов почти нет» от администратора и 41 500 ₽ в реестре - разные вещи. Каждое число отчёта берётся из документа, который можно открыть.
- Менять форму отчёта. Добавили колонку, убрали строку, поменяли порядок - и сравнивать не с чем. Форма меняется раз в год, не чаще.
Как автоматизировать
PMS берёт на себя четыре блока из шести; остатки на счетах и сверку с площадками система не заменяет.
В bpop раздел «Обзор» в «Менеджменте и финансах» показывает за выбранный период выручку по каналам с ночами, долей и средней ценой ночи, загрузку, средний чек, долю отмен и глубину бронирования, а отдельно - поступления денег за период как оплаты минус возвраты. Это блоки «Неделя по каналам» и половина блока «Деньги». Раздел «Долги» держит реестр незакрытых сумм по завершённым броням с общей суммой в подзаголовке; списание требует причины и остаётся в истории с фамилией. Разделы «Согласования» и «Исключения владельца» - готовый блок «Исключения»: возвраты сверх лимита, выезды с долгом, заселения в неубранный номер, принудительно закрытые дни собраны в один список. Ночной аудит закрывает операционный день, и закрытые цифры больше не меняются - снимок понедельника опирается на них.
Чего в системе нет и что остаётся человеку. Остатки на счетах и в кассе bpop не знает - их берут из банка и кассовой книги. Готового листа «предоплаты будущих заездов» одной кнопкой нет: брони и оплаты выгружаются в Excel за период, и в выгрузке оставляют строки с датой заезда позже даты отчёта. Комиссии площадок из выручки отчёт не вычитает - их ставят рядом по ставке договора, а «к получению от площадок» считают по отчётам агентов. Депозиты гостей ведутся в брони как оплата, отдельного реестра депозитов нет. Сам недельный лист собирает управляющий из этих разделов и выписки; система даёт цифры, решения остаются за владельцем.
Итоговый чек-лист
- Назначен день и час отчёта, ответственный за сбор и источник каждой цифры.
- Остаток денег на утро понедельника сходится с выпиской и кассой.
- Поступления недели разложены по способам оплаты; переводов на личные карты нет.
- Предоплаты по заездам позже даты отчёта и депозиты посчитаны, свободные деньги выведены.
- Долги гостей показаны с колонкой «старше 30 дней».
- К получению от площадок посчитано за вычетом комиссии по завершённым броням.
- Таблица недели по каналам: ночи, выручка, комиссия; сумма ночей сходится с загрузкой.
- На 30 дней вперёд: проданные ночи, загрузка, прирост за неделю, отмены.
- Список исключений недели с фамилиями и причинами.
- По каждому отклонению от прошлой недели назначено одно действие на следующую.
Источники
Проверено 20.09.2026.
- Постановление Правительства РФ от 27.11.2025 № 1912 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг и услуг иных средств размещения в Российской Федерации» - пункт 16: возврат предоплаты в полном размере при отказе до дня заезда, удержание не более платы за сутки при отказе в день заезда и незаезде; пункт 29: порядок оплаты устанавливает исполнитель. Действуют с 01.03.2026. Официальное опубликование: publication.pravo.gov.ru.
- Гражданский кодекс РФ, статья 381.1 «Обеспечительный платёж» - депозит гостя как обеспечительный платёж, подлежащий возврату. Редакция от 10.06.2026.
- Гражданский кодекс РФ, часть вторая, статья 1008 «Отчёты агента» - обязанность площадки представлять отчёт, 30 дней на возражения.
- Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ, статья 1.1 - предоплата и аванс входят в понятие расчётов, чек формируется при их получении. Редакция от 24.06.2025.
- КоАП РФ, статья 14.5 - часть 2: неприменение кассы, штраф юридическому лицу 75-100 % суммы расчёта, не менее 30 000 ₽. Редакция от 26.07.2026.
- Яндекс Путешествия для отелей: когда перечисляются деньги - выплата в течение 5-10 рабочих дней после выезда гостя.
- Островок Экстранет, канал для отельеров: даты выплат - выплаты за месяц в середине следующего.
Цифры объекта на 12 номеров в статье - учебный пример для демонстрации расчёта, а не данные конкретного отеля.
Частые вопросы
Чем этот отчёт отличается от того, что делает бухгалтер?
Бухгалтер закрывает прошедший период для налогов и отчётности, обычно с задержкой в месяц. Недельный лист смотрит на деньги и брони на ближайшие 30 дней, чтобы решения принимались до закрытия месяца. Цифры пересекаются, назначение разное.
Объекту на четыре номера это нужно?
Нужно, но короче: блоки «Деньги», «Чужие деньги» и «Впереди 30 дней». На четырёх номерах одна отменённая предоплата на 60 000 ₽ - это половина месячной выручки, и знать о ней заранее важнее, чем большому отелю.
Почему не смотреть каждый день?
Ежедневные цифры отеля колеблются сильнее, чем он успевает реагировать: пятничный заезд и вторничная отмена не связаны между собой. Ежедневный контроль - задача администратора и ночного аудита, недельный - владельца.
Что делать, если свободные деньги отрицательные?
Значит, предоплаты уже потрачены. Это не нарушение закона, пока возвраты идут в срок, но это риск: отмена двух-трёх крупных броней потребует денег, которых нет. Заведите отдельный счёт или лимит, ниже которого остаток не опускается, и держите его не меньше суммы предоплат на ближайшие 30 дней.
Попробуйте bpop в деле
Кабинет объекта создаётся за две минуты. Основной функционал бесплатный: ни пробного периода, ни привязки карты.
Открыть кабинет бесплатно