Мини-бар в номере: учёт, списания и продажи гостю

Мини-бар приносит заметную долю дополнительной выручки, если его считают. Если нет, он превращается в бесплатный склад для гостей и персонала. Пиво исчезает, вода заканчивается, а в отчёте по бару одна строка «прочее», из которой ничего не понятно.

Учёт мини-бара не сложный: нужна опись на каждый номер, понятный порядок пополнения и правило, что делать с расхождением.

Кому подходит статья

Владельцам и управляющим мини-отелей, гостевых домов и апарт-отелей, где в номерах есть мини-бар или холодильник с напитками и закусками. Если напитки продаются только на стойке или в ресторане, разбор тоже полезен для учёта запасов.

Короткий ответ

Для каждого номера ведите опись: какие позиции, сколько и по какой цене. После выезда гостя сверяйте опись с фактом и записывайте расход. Пополнение делайте по карте, а не по ощущению. Расхождения и списания фиксируйте отдельно, чтобы видеть, где теряется товар.

Шаг 1. Составьте опись и цены

В описи укажите позицию, объём или вес, цену продажи и цену закупки. Если объект продаёт бар по одной цене, а закупает по разной, это важно для отчёта по прибыли.

Пример. Вода 0,5 л покупается за 40 ₽, продаётся за 150 ₽. Пиво 0,33 л покупается за 90 ₽, продаётся за 250 ₽. За месяц выручка от бара в 40 номерах зависит не от цены на ресепшене, а от того, сколько позиций реально ушло гостям, а сколько списано.

Шаг 2. Учитывайте выезд и заезд

После выезда горничная или администратор сверяет бар с описью и записывает фактический остаток. Разница между описью и фактом может значить три вещи: гость выпил, позиция списана по браку или товар пропал. Поэтому записывайте не одну цифру, а причину.

Перед заездом проверяйте наличие и срок годности. Просроченный товар списывается отдельной строкой с датой.

Шаг 3. Пополнение и закупка

Пополняйте бар по карте: сколько должно стоять в номере по описи, столько и ставится. Если пополнение делается «на глаз», позиции в одном номере оказываются с избытком, а в другом не хватает. Закупайте партиями, с учётом срока годности и сезона.

Шаг 4. Списания и подарки

Списания делайте в журнале с причиной: брак, срок, гостевой подарок, персонал. Подарки гостю, например бутылка воды в день заселения, учитывайте как расход на маркетинг, а не как пропажу. Это помогает честно считать прибыль.

Частые ошибки

1. Опись без цен закупки. Не видно, какой позиции выгоднее продавать.
2. Пополнение без карты. Номера не сравнимы между собой.
3. Пропажи без причины. Нельзя понять, где потери.
4. Персонал пьёт из мини-бара. Это самая частая и самая простая утечка, если нет журнала.
5. Просроченные позиции в номере. Гость возвращает товар, а вы теряете доверие.
6. Списание без подписи. Потом не доказать, что списано по правилам.

Как здесь помогает bpop

В bpop есть уборка по чек-листам: после выезда номер попадает в задания горничной, она отмечает выполнение по пунктам. Пункт «проверить мини-бар по описи» можно добавить в чек-лист номера, и тогда проверка становится частью уборки, а не отдельной задачей. Учёт расходов бара и списания bpop по нашим данным не ведёт: их удобно вести в журнале объекта или в учёте, который использует бухгалтер.

Часто задаваемые вопросы

Нужна ли оплата через кассу, если гость берёт напитки из мини-бара? Это вопрос учёта выручки и кассовых операций. Порядок лучше уточнить у бухгалтера, потому что он зависит от того, как вы принимаете оплату.

Что делать, если гость сам говорит, что ничего не брал? Покажите опись и факт, которые вы сверили после выезда. Если сверка проводилась по записи, это аргумент. Без записи спорить сложно.

Стоит ли вообще держать бесплатные напитки в номере? Это решение владельца. Бесплатная вода в номере часто помогает гостям, но её тоже нужно учитывать в описи, иначе бесплатное становится невидимым расходом.

Итоговый чек-лист

• Опись мини-бара есть для каждого номера.
• В описи указаны цена продажи и цена закупки.
• После выезда остаток сверяется с описью.
• Расхождения и списания записаны с причиной.
• Пополнение делается по карте, а не по ощущению.
• Просроченный товар списывается отдельной строкой.
• Подарки гостю учитываются отдельно от пропаж.

Что почитать дальше

Как считать выручку по каналам продаж, чтобы цифры сходились, разобрано в статье Как считать выручку по каналам продаж, чтобы цифры отеля сходились с отчётами площадок. Чтобы понимать, сколько приносит номер с учётом всех расходов, посмотрите Сколько на самом деле приносит номер: как посчитать рентабельность. Как учитывать себестоимость проданной ночи, разобрано в статье Сколько стоит вам одна ночь гостя: как посчитать себестоимость проданной ночи.

Источники и проверка

Нормативных требований в статье нет. Цены в примерах условные. Проверка текста: 16.10.2026.