Как провести инвентаризацию номерного фонда: паспорт номера, пересчёт и что делать с недостачей

Коротко: инвентаризация номерного фонда - это сверка того, что должно быть в каждом номере, с тем, что в нём есть на самом деле. Для неё нужны три вещи: паспорт номера (опись всего, что в нём лежит, с ценой замены), назначенный ответственный за имущество и ритм проверок - короткая при каждой уборке после выезда, выборочная раз в квартал и полная раз в год. Расхождения разбираются по трём причинам: гость, сотрудник или износ, и по каждой есть свой порядок действий.

Организации проводить инвентаризацию обязаны: с 1 апреля 2025 года действует ФСБУ 28/2023, и годовая отчётность без неё не составляется. Индивидуальные предприниматели бухгалтерский учёт вести не обязаны, поэтому для них инвентаризация - не требование закона, а способ узнать, куда за год ушли шесть халатов и сорок полотенец. Цифры в статье - учебный пример объекта на 12 номеров, а не данные конкретного отеля.

Тема соседняя с двумя статьями серии: состояние номеров и дефекты и нормативы белья и расходников. Здесь - только про имущество: что в номере есть, сколько это стоит и что делать, когда чего-то нет.

Кому относится

Всем объектам, у которых в номере лежит что-то, что можно унести или сломать: отелям, мини-отелям, хостелам, апарт-отелям, посуточным апартаментам, базам отдыха, глэмпингам. Организациям (ООО) - с обязательной частью по ФСБУ 28/2023. Предпринимателям и самозанятым - в управленческом виде, без комиссий и приказов, но с той же логикой. Управляющим компаниям апартаментов - с поправкой на то, что имущество принадлежит собственнику, и опись при приёме объекта в управление защищает обе стороны.

Шаг 1. Составьте паспорт каждого номера

Паспорт номера - это список всего, что в нём находится, с количеством и ценой замены. Не «мебель и техника», а «кровать 160×200 - 1, матрас - 1, наматрасник - 1, тумба - 2, светильник прикроватный - 2, фен - 1, чайник - 1, чайная пара - 2». Для стандартного двухместного номера получается 40-60 позиций, для апартамента с кухней - 80-100.

Группируйте по пяти разделам, потому что у них разная судьба при проверке: мебель и сантехника (почти не пропадают, но ломаются), техника (телевизор, фен, чайник, холодильник - с серийными номерами), текстиль (халаты, полотенца, пледы, покрывала - пропадают чаще всего), посуда и мелочи (вешалки, пульты, стаканы, подносы), расходники (не инвентаризируются, а нормируются - об этом в статье про бельё и расходники).

У каждой позиции четыре поля: наименование, количество, цена замены сегодня и дата ввода. Цена замены - не то, сколько заплатили три года назад, а сколько стоит купить сейчас: именно она понадобится при разборе недостачи (Трудовой кодекс, статья 246, считает ущерб по рыночным ценам на день его причинения, но не ниже учётной стоимости).

Если объект проходит классификацию, требования к оснащению номеров по категориям есть в приложениях к Положению о классификации (постановление Правительства от 27.12.2024 № 1951): это готовая минимальная опись, к которой добавляете своё.

Проверить, что шаг сделан: паспорт есть у каждого номера, включая номера одной категории (в них разная техника и разный износ), и сумма по паспорту известна. У номера на 55 000 ₽ имущества и на 250 000 ₽ - разные требования к контролю.

Шаг 2. Назначьте ответственного и оформите ответственность правильно

Без ответственного инвентаризация находит недостачу, но не находит, с кого спросить. По умолчанию работник отвечает за ущерб в пределах своего среднего месячного заработка (статья 241 ТК). Полная ответственность возможна только по письменному договору с работником старше 18 лет, чья должность или работа есть в перечне Минтруда (статья 244 ТК).

С 1 сентября 2025 года перечень утверждён приказом Минтруда от 16.04.2025 № 251н; прежнее постановление № 85 утратило силу, и ссылки на него в договорах нужно заменить. В перечне для гостиниц: администраторы и руководители гостиниц, кемпингов и мотелей (пункт 3), заведующие хозяйством и кастелянши (пункт 4), работы по выдаче материальных ценностей лицам, находящимся в гостиницах (пункт 10). Горничной как должности в перечне нет - индивидуальный договор с ней держится на работах по пункту 10, если выдача имущества гостям входит в её обязанности, или на коллективной ответственности бригады «по обслуживанию жилого сектора гостиниц» (пункт 4 приложения № 2).

Практическая схема для небольшого объекта: за имущество номеров отвечает супервайзер уборки или старший администратор, за склад текстиля - кастелянша (или тот же человек, если объект маленький). Горничные принимают номер по короткому списку при каждой уборке, и это фиксируется. Так у каждой пропажи есть дата и последний, кто видел вещь на месте.

Шаг 3. Задайте ритм проверок

Полная инвентаризация раз в год ловит итог, но не причину: за год в номере жили 200 гостей и убирали его 250 раз. Причину находит короткая проверка при каждой уборке после выезда - 8-10 позиций, которые уносят чаще всего. По опросу сервиса «Купибилет» (сентябрь 2026 года), 67 % россиян хотя бы раз что-то забирали из отеля: каждый седьмой увозил халат, каждый десятый - полотенце, каждый двенадцатый - посуду.

Ритм для объекта до 30 номеров:

Для организаций полная и внеплановая строки - требование ФСБУ 28/2023 (пункт 15): инвентаризация обязательна перед годовой отчётностью, при смене материально ответственного, при установлении факта утраты или порчи, после пожара или аварии. Мебель и сантехнику как основные средства стандарт разрешает считать раз в три года, но текстиль, технику и посуду - каждый год. Годовую проверку удобно ставить на низкий сезон, не ранее 1 октября: стандарт засчитывает её для отчётности за год.

Шаг 4. Проведите полный пересчёт правильно

Порядок для организации по ФСБУ 28/2023: приказ руководителя с датами начала и окончания и составом комиссии; в комиссии нет того, кто отвечает за проверяемое имущество (пункт 20); ответственный присутствует при пересчёте (пункт 23); наличие устанавливается осмотром и пересчётом, а не со слов и не по данным учёта. Если в штате только руководитель и бухгалтер, комиссия не создаётся (пункт 22). Опись подписывают все члены комиссии и ответственный; незаполненные строки прочёркиваются.

Для предпринимателя формальностей меньше, но три правила стоит оставить: считает не тот, кто отвечает; каждая позиция - глазами, а не «в прошлый раз было»; результат подписан двумя людьми. Иначе через полгода никто не вспомнит, был ли второй фен в 7-м номере.

Организация работы: считайте номера в окно между выездом и заездом или закройте даты на один день - 12 номеров по 20 минут это 4 часа для пары «считающий и записывающий». Каждую позицию из раздела «техника» фотографируйте с серийным номером: при следующей проверке фото заменяет спор о том, тот ли это телевизор. Склад текстиля считается в тот же день, что и номера, иначе комплект, который «в стирке», окажется посчитан дважды или ни разу.

Результат шага - три списка: недостача (по паспорту есть, в номере нет), излишки (в номере есть, в паспорте нет - обычно это вещи из соседнего номера) и порча (есть, но использовать нельзя).

Шаг 5. Разберите расхождения по трём причинам

Каждая строка недостачи получает одну из трёх причин, и от неё зависит, что делать дальше.

Гость. Если пропажа обнаружена при уборке после выезда, у неё есть фамилия и дата. Порядок взыскания - акт, фото, счёт по цене замены, зачёт из депозита или претензия - описан в статье про ущерб от гостя. Если пропажу нашли только на годовой проверке, взыскивать не с кого: за год через номер прошли десятки гостей.

Сотрудник. Работодатель обязан провести проверку и запросить письменное объяснение (статья 247 ТК). Сумму в пределах среднего месячного заработка можно удержать по распоряжению не позднее месяца со дня установления размера ущерба; больше - только с согласия работника или через суд (статья 248 ТК). Удержание из каждой выплаты - не более 20 % (статья 138 ТК). Без договора о полной ответственности потолок - средний заработок, даже если пропало на больше.

Износ. Порванное полотенце и треснувшая чашка - не недостача, а списание. Оформляется актом, позиция в паспорте заменяется на новую с новой датой ввода. Списания за год показывают реальный срок службы: если полотенца живут 8 месяцев вместо заявленных прачечной 18, проблема в стирке, а не в гостях.

Годовой итог для учебного объекта на 12 номеров при ценах замены на сентябрь 2026 года:

Итого 55 300 ₽ за год, или около 21 ₽ на каждую из 2 600 проданных ночей при загрузке 60 %. Сумма невелика на фоне выручки, но 28 000 ₽ на полотенцах - это сигнал: при 40 пропавших за год либо списания не оформляются и износ маскируется под недостачу, либо контроль при уборке не работает. Первое проверяется актами списания, второе - реестром уборок.

Шаг 6. Закройте цикл: обновите паспорта и правила

Инвентаризация без последствий - пересчёт ради пересчёта. После разбора меняются три документа. Паспорта номеров: списанное убрано, новое добавлено, цены замены обновлены. Короткий список для уборки: если пропадают пульты и вешалки, а не халаты, список меняется. Правила объекта: то, что пропадает системно, либо дорожает в прайсе ущерба (он должен быть в правилах проживания и известен гостю до заезда), либо выдаётся по запросу, либо крепится - фен на держателе пропадает в разы реже, чем фен в ящике.

Отдельно о перемещениях между номерами. Самая частая «недостача» - вещь, которую взяли из 5-го номера в 7-й, потому что гость попросил второй чайник. Вводится правило: перемещение фиксируется в тот же день, иначе через месяц в двух паспортах неверные цифры, и на годовой проверке комиссия ищет то, что лежит за стеной.

Частые ошибки

• Паспорт есть у категории, а не у номера. Два «стандарта» отличаются телевизором и годом ремонта; при недостаче непонятно, что именно должно быть в конкретной комнате.
• Считает тот, кто отвечает. Результат - опись без расхождений и склад, который «сходится» до первого увольнения. Для организации это ещё и основание признать инвентаризацию недействительной.
• Договор о полной ответственности со ссылкой на постановление № 85. Оно не действует с 1 сентября 2025 года; договор нужно перезаключить со ссылкой на приказ № 251н, иначе суд ограничит взыскание средним заработком.
• Недостача взыскивается «по накладной трёхлетней давности». Ущерб считается по цене замены на день причинения, не ниже учётной стоимости; занижение бьёт по объекту, завышение - оспаривается работником.
• Износ списывается как недостача или не списывается вовсе. Первое портит отношения с персоналом, второе раздувает паспорт: через два года в описи 40 полотенец, из которых 15 давно тряпки.
• Годовая проверка вместо ежедневной. Итог известен, причина - нет; взыскивать не с кого, а решения «выдавать халаты по запросу» принимаются на год позже.
• Склад считают в другой день, чем номера. Комплект в стирке попадает в две описи или ни в одну, и сверка не сходится на десятки позиций.

Как автоматизировать

Отдельного модуля учёта имущества и инвентаризации в bpop нет: паспорта номеров, описи и акты ведутся в таблице или бухгалтерской программе. Но три опоры процесса в системе есть.

Первая - чек-листы уборки. Они создаются автоматически для каждой категории и номера и правятся под объект, с пунктами уровня категории и уровня конкретного номера. Короткий список уносимых позиций из шага 3 вписывается пунктами чек-листа: горничная отмечает их при каждой уборке после выезда, в кабинете или в Telegram-боте, и пропажа получает дату в день выезда, а не через год.

Вторая - реестр уборок: что и когда убрано, сколько заняло, кто выполнял. При разборе недостачи это ответ на вопрос «кто последний видел вещь на месте». Вместе с экспортом броней за период он даёт и второй список - кто жил в номере между двумя проверками.

Третья - роль технической службы с заявками на ремонт и выводом номера из эксплуатации, и закрытие дат на день полной инвентаризации: номер исчезает из продажи во всех каналах, и комиссия не соревнуется с заездом.

Что остаётся человеку: сам пересчёт, разбор причин, акты списания и решения о взыскании. Система фиксирует, кто и когда был в номере; выводы из этого делает управляющий.

Итоговый чек-лист

• У каждого номера есть паспорт: наименование, количество, цена замены сегодня, дата ввода; техника - с серийными номерами и фото.
• Назначен ответственный за имущество номеров и за склад текстиля; договор о полной ответственности заключён по перечню приказа № 251н, а не № 85.
• Короткий список уносимых позиций проверяется горничной при каждой уборке после выезда и фиксируется.
• Раз в квартал - выборочная проверка 3-4 номеров по паспорту, раз в год - полная, склад считается в тот же день.
• Для организации: приказ, комиссия без ответственного лица, присутствие ответственного, подписанная опись; годовая проверка не ранее 1 октября.
• Каждая строка расхождений получает причину: гость, сотрудник или износ, и по ней - акт, претензия, распоряжение об удержании или списание.
• После проверки обновлены паспорта, короткий список и правила проживания; перемещения между номерами фиксируются в тот же день.

Источники

Проверено 21.09.2026.

• ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утверждён приказом Минфина от 13.01.2023 № 4н - применяется с 01.04.2025; пункт 15 - случаи обязательной инвентаризации, пункт 16 - сроки, пункты 19-23 - комиссия и присутствие ответственного, пункт 22 - когда комиссия не создаётся.
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», статьи 6 и 11 - индивидуальные предприниматели могут не вести бухгалтерский учёт; обязательная инвентаризация в случаях, установленных законодательством.
• Приказ Минтруда от 16.04.2025 № 251н о перечнях должностей и работ для договоров о полной материальной ответственности - действует с 01.09.2025 до 01.09.2031; пункты 3, 4 и 10 приложения № 1, пункт 4 приложения № 2; постановление Минтруда от 31.12.2002 № 85 утратило силу.
• Трудовой кодекс РФ, глава 39 «Материальная ответственность работника», статьи 238-248 - пределы ответственности, договор о полной ответственности, размер ущерба по рыночным ценам, проверка и объяснение, порядок взыскания; статья 138 - предел удержаний 20 %.
• Постановление Правительства РФ от 27.12.2024 № 1951 «Об утверждении Положения о классификации средств размещения» - требования к оснащению номеров по категориям в приложениях к Положению.
• Lenta.ru, 14.09.2026: опрос сервиса «Купибилет» о том, что россияне увозят из отелей - 67 % забирали хотя бы что-то; каждый седьмой - халат, каждый десятый - полотенце, каждый двенадцатый - посуду.

Цифры объекта на 12 номеров и цены замены - учебный пример для демонстрации расчёта, а не данные конкретного отеля.