Можно ли брать с гостя предоплату и депозит за проживание и как оформить их законно

Можно и то и другое. Предоплату за проживание закон не ограничивает ни по размеру, ни по сроку: порядок и способы оплаты устанавливает сам объект (пункт 29 Правил предоставления гостиничных услуг и услуг иных средств размещения, постановление Правительства от 27.11.2025 № 1912). Ограничен не размер предоплаты, а то, что вы вправе из неё оставить себе: при отказе гостя до дня заезда возвращается всё, при незаезде или опоздании удерживается плата не более чем за сутки (пункт 16 Правил). Поэтому предоплата в 100 % - законный инструмент платёжной дисциплины, но не «страховка от отмены».

Депозит - другие деньги. Это обеспечительный платёж по статье 381.1 Гражданского кодекса: сумма, которая лежит у вас на случай, если гость испортит имущество, не оплатит мини-бар или задержит выезд. Он законен, если в договоре или правилах проживания записаны его размер, что именно он обеспечивает, как засчитывается и когда возвращается. Депозит не является оплатой услуги, поэтому при его получении и возврате кассовый чек не нужен: чек пробивается в момент, когда часть депозита засчитывается в оплату услуги. Предоплата, наоборот, - расчёт, и чек на неё нужен в момент получения денег.

Чего нельзя ни в каком виде: брать в залог паспорт (статья 19.17 КоАП), назначать разную цену за наличные и карту (пункт 4 статьи 16.1 закона «О защите прав потребителей»), называть удержание «штрафом за отказ» и принимать предоплату на личную карту сотрудника без чека. Проверено 17 сентября 2026 года. Ниже - какие деньги можно требовать до заезда, как записать условия, как принять и вернуть их и сколько стоят ошибки.

Кому относится материал

Всем средствам размещения из реестра классифицированных: гостиницам, апарт-отелям, хостелам, санаториям, базам отдыха, кемпингам и глэмпингам. Правила № 1912 применяются к ним независимо от категории и числа номеров; гостевые дома в индивидуальных жилых домах из-под Правил выведены абзацем вторым пункта 1.

Посуточные квартиры и другие объекты вне реестра Правилами № 1912 не связаны, но закон «О защите прав потребителей» и Гражданский кодекс действуют для них так же: предоплата при отказе гостя возвращается за вычетом фактически понесённых расходов (статья 32), депозит оформляется как обеспечительный платёж, чек на предоплату обязателен. Различие одно: у объекта вне реестра нет правила «не более суток» из пункта 16, а есть статья 32 - удержать можно только доказанные расходы.

Речь о деньгах, которые гость вносит до заезда или при заселении: предоплата за проживание, депозит на стойке, блокировка суммы на карте. Как удерживать из депозита стоимость ущерба и как составить акт - в отдельном материале про ущерб от гостя; как считать удержание при отмене брони - в материале о пункте 16. Здесь - как брать деньги вперёд так, чтобы потом не возвращать их через суд.

Три вида денег до заезда: чем они отличаются

Администратор называет депозитом всё, что взял с гостя заранее. Юридически это три разные суммы с разной судьбой, и путаница между ними - главный источник споров.

Предоплата (аванс) - часть цены размещения, внесённая вперёд. Она засчитывается в оплату проживания и подчиняется пункту 16 Правил: отказ до дня заезда - возврат полностью, незаезд - удержание не более чем за сутки. Оплата по пункту 14 Правил - одно из действий, которыми соблюдается письменная форма договора.

Депозит (обеспечительный платёж) - сумма, которая не входит в цену размещения и обеспечивает будущие обязательства гостя: возместить ущерб, оплатить услуги, взятые в долг во время проживания, заплатить за задержку выезда. По статье 381.1 ГК он засчитывается при наступлении обстоятельств, записанных в договоре, а если они не наступили - возвращается. Проценты на него по умолчанию не начисляются.

Задаток - сумма, которая по статьям 380 и 381 ГК остаётся у получателя при отказе давшей стороны и возвращается в двойном размере при отказе получившей. Для работы с потребителем это ловушка: соглашение о задатке должно быть письменным, при сомнении сумма считается авансом, а условие «задаток не возвращается» при отказе до дня заезда противоречит пункту 16 Правил и ничтожно как ущемляющее права потребителя (пункт 1 статьи 16 закона «О защите прав потребителей»). Слово «задаток» в правилах объекта лучше не использовать вовсе.

Таблица сводит различия для ситуации, когда гость внёс деньги, а потом что-то пошло не так:

Из таблицы видно, зачем разделять: депозит нельзя удерживать за незаезд, а предоплату нельзя оставить себе целиком за отказ. Если в подтверждении брони одна строка «предоплата-депозит 5 000 ₽», суд прочитает её в пользу гостя.

Шаг 1. Решите, какую предоплату требовать

Что сделать. Выбрать размер предоплаты для каждого тарифа: полная стоимость, первая ночь, ноль. Пункт 29 Правил отдаёт порядок и способы оплаты на усмотрение исполнителя, пункт 32 обязывает гостя платить в сроки и порядке из договора. Верхней планки нет: предоплата 100 % законна.

Как считать. При незаезде вы удержите не больше платы за сутки, а при отказе до дня заезда - ничего. Значит, предоплата больше первой ночи не защищает выручку, она решает другие задачи: подтверждает серьёзность брони, снимает риск невыплаты при заезде, даёт деньги на закупку до сезона. Для длинных броней и высокого сезона это весомо, для одной ночи в межсезонье часто избыточно: часть гостей уйдёт к соседу без предоплаты. Практика небольших объектов: гибкий тариф - без предоплаты или первая ночь, тариф с предоплатой - 100 % и цена ниже на 5-10 %. Как построить сетку тарифов - в материале о тарифах.

На что смотреть при скидке за предоплату. Пункт 4 статьи 16.1 закона «О защите прав потребителей» запрещает разные цены за один вид услуги в зависимости от способа оплаты - наличными или безналично. С 1 апреля 2026 года пункт 4.1 той же статьи запрещает и разные цены в зависимости от оплаты «в рассрочку или через определённое время» (Федеральный закон от 31.07.2025 № 284-ФЗ). Норма писалась под сервисы рассрочки, а не под гостиничные тарифы, и разъяснений Роспотребнадзора по отелям нам не известно. Чтобы не проверять её на себе, оформляйте тариф с предоплатой как отдельный тариф с собственными условиями - срок оплаты, порядок возврата, состав услуг, - а не как «скидку за способ оплаты» на общий тариф. Единой цены размещения по пункту 4 Правил это не нарушает: цена одинакова для всех, кто выбирает один тариф.

Результат шага. Таблица тарифов с колонкой «предоплата: сколько и до какого срока».

Частая ошибка шага. Предоплата 100 % «без возврата». Условие ничтожно, а его наличие в оферте - часть 2 статьи 14.8 КоАП.

Шаг 2. Запишите условия в информацию для гостя и в договор

Что сделать. Три места, где условия оплаты обязаны быть:

• информация для потребителя на стойке: сведения о форме и порядке оплаты (подпункт «д» пункта 9 Правил), условия и порядок бронирования, условия, порядок и сроки отмены (подпункт «ж»);
• договор с гостем, включая уведомление о подтверждении брони: условия и сроки отмены и условия и сроки возврата внесённой платы (подпункт «ж» пункта 13). При онлайн-брони договор заключён с момента получения гостем уведомления о подтверждении (пункт 15), поэтому условия должны быть видны до оплаты, а не после;
• правила проживания по пункту 6 Правил: размер депозита, что он обеспечивает, порядок зачёта и возврата. Депозит - условие договора, а договор по пункту 12 Правил письменный; достаточно, что условие есть в правилах, принятых при бронировании, или в подписанной регистрационной карте.

Формулировка для правил проживания (пример, адаптируйте под себя):

Тариф «С предоплатой»: оплата 100 % стоимости проживания в течение 24 часов после подтверждения брони. Отказ до дня заезда - возврат внесённой платы полностью в течение 10 дней с даты получения сообщения об отказе. Незаезд или отказ в день заезда - удерживается плата за одни сутки, остальное возвращается в тот же срок.

При заселении вносится обеспечительный платёж 3 000 ₽ за номер наличными, картой или блокировкой суммы на банковской карте. Он не является оплатой проживания и обеспечивает возмещение ущерба имуществу, оплату услуг, оказанных в долг, и плату за задержку выезда. Зачёт производится по акту или по счёту за услуги, о чём гость уведомляется при выезде. Остаток возвращается при выезде тем же способом, которым был внесён; блокировку на карте снимает банк в установленный им срок.

Срок возврата. Правила № 1912 конкретного срока не задают, они требуют записать его в договор. Если срок не записан, работает общая норма: обязательство исполняется в течение семи дней со дня предъявления требования (пункт 2 статьи 314 ГК), а суды по спорам потребителей нередко берут ориентир в десять дней из статьи 31 закона «О защите прав потребителей». Записывайте срок сами и укладывайтесь в него: просрочка тянет неустойку, а при суде - ещё и штраф 50 % от присуждённого (пункт 6 статьи 13 закона).

Способы оплаты. Наличные вы обязаны принимать всегда, карты «Мир» - если выручка за прошлый год больше 20 млн ₽ (пункт 1 статьи 16.1 закона «О защите прав потребителей»). Условие «оплата только безналично» у объекта с наличной кассой ограничивает право на выбор способа оплаты (подпункт 7 пункта 2 статьи 16). Требование «депозит только наличными» под эту норму напрямую не подпадает, но гостю без наличных отказывать в заселении нельзя - предложите блокировку на карте. Обязанность принимать цифровой рубль вводится поэтапно с 1 сентября 2026 года по 1 сентября 2028 года в зависимости от выручки и банка; для объекта с выручкой до 30 млн ₽ она наступит не раньше 1 сентября 2028 года, но свою дату проверьте.

Результат шага. Одинаковый текст условий на сайте, в виджете, в подтверждении брони, на стойке и в регистрационной карте.

Частая ошибка шага. Условия отмены и депозита есть в договоре на стойке, но их нет в подтверждении брони. Гость, забронировавший онлайн, договор на стойке ещё не видел: к нему применяется то, что он получил при подтверждении.

Шаг 3. Примите предоплату так, чтобы за неё не оштрафовали

Чек в момент получения. Предоплата и аванс входят в понятие «расчёты» (статья 1.1 закона № 54-ФЗ), поэтому чек формируется в момент получения денег с признаком способа расчёта «предоплата 100 %» или «частичная предоплата», а при выезде - второй чек на зачёт. Как выстроить цепочку из двух чеков и чека возврата - в материале о чеках. Здесь только то, что зависит от способа получения денег.

Перевод по реквизитам от физлица - тоже расчёт, чек нужен не позднее следующего рабочего дня после зачисления. Перевод на личную карту администратора или владельца недопустим: чека по нему не будет, а поступления на личный счёт налоговая рассматривает как доход физического лица. Если объект принимает переводы, то только на расчётный счёт организации или ИП, с чеком по каждому поступлению.

Онлайн-оплата по ссылке или из виджета. Чек пробивает касса, подключённая к платёжному сервису, - при оплате, а не при заезде. Проверьте, что чек уходит на e-mail или телефон гостя: ненаправление электронного чека - часть 6 статьи 14.5 КоАП.

Блокировка на карте вместо списания. Если холдирование используется как оплата проживания (сумма блокируется при бронировании, списывается позже), чек по позиции Минфина формируется в момент блокировки, а не списания (письмо от 22.08.2019 № 03-01-15/64597). Схема удобна гостю, но требует, чтобы платёжный сервис умел пробивать чек на этапе авторизации; уточните это у провайдера до запуска.

Наличные. Лимит 100 000 ₽ по одному договору (Указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У) действует между организациями и ИП; для расчётов с гостем-физлицом лимита нет. Наличный расчёт с корпоративным заказчиком за группу сверх лимита - нарушение уже для вас.

Туристический налог. По пункту 1 статьи 418.7 Налогового кодекса налог исчисляется в момент полного расчёта с гостем. Предоплата 100 % за проживание - это полный расчёт: налог по такой брони относится к периоду получения денег, даже если заезд в следующем квартале. Частичная предоплата момент налога не создаёт. Подробнее - в материале о туристическом налоге.

Результат шага. По каждой предоплате - запись в брони, чек в момент получения, деньги на счёте или в кассе объекта.

Частая ошибка шага. Предоплата получена переводом «на карту Марине», в брони отметка «оплачено», чека нет. При проверке это неприменение кассы: штраф юридическому лицу 75-100 % суммы расчёта, не менее 30 000 ₽ (часть 2 статьи 14.5 КоАП).

Шаг 4. Оформите депозит как обеспечительный платёж

Что сделать. Взять депозит при заселении и оформить так, чтобы он был виден как обеспечение, а не как оплата.

Размер. Закон не ограничивает, но депозит, несоразмерный номеру, отпугивает гостей и провоцирует споры. Практика: фиксированная сумма 2 000-5 000 ₽ за номер в стандартных объектах, стоимость одной ночи - там, где оснащение дорогое. Депозит одинаков для всех гостей одной категории номера: это часть условий, о которых гость узнаёт до заезда.

Документ при получении. Наличные - приходный кассовый ордер с основанием «обеспечительный платёж по брони № ...» и расписка гостю. Карта через терминал - отдельная операция с пометкой в брони «депозит», не смешанная с оплатой проживания, или блокировка суммы (шаг 5). Чек при получении не формируется: обеспечительный платёж не является оплатой товара, работы или услуги, а именно такие операции закон № 54-ФЗ называет расчётами. Той же логики ФНС держится по неустойкам и штрафам - они расчётами не являются (письмо от 03.03.2022 № ЗГ-3-20/1923@).

Зачёт. Когда депозит засчитывается в оплату услуг - мини-бар, поздний выезд, дополнительная уборка по прейскуранту, - в этот момент возникает расчёт, и на сумму зачтённых услуг формируется чек с признаком «полный расчёт» и формой оплаты «встречное предоставление» (или «безналичными», если ваша касса встречное предоставление не поддерживает; уточните у оператора фискальных данных). Если депозит идёт на возмещение ущерба по акту, чек не нужен, а нужен акт и расчёт стоимости - об этом материал про ущерб.

Осторожный вариант. Часть объектов пробивает чек на депозит как на аванс, чтобы не спорить с проверяющим. Это не запрещено, но тогда при возврате депозита обязателен чек «возврат прихода», а при зачёте - чек с зачётом аванса; получается два-три чека вместо одного. Выберите один вариант, запишите его в учётную политику и не меняйте от смены к смене.

Результат шага. Депозит виден в брони отдельной строкой, в кассе - отдельным документом, в правилах проживания - отдельным условием.

Частая ошибка шага. Депозит пробит как оплата проживания с признаком «полный расчёт». В фискальных данных появилась выручка, которой нет, а при возврате депозита - чек возврата на услугу, которая не оказывалась.

Шаг 5. Блокировка на карте вместо наличного депозита

Как это работает. Банк гостя по вашему запросу через терминал или платёжный сервис блокирует сумму на карте. Деньги остаются у гостя, но недоступны ему. При выезде вы либо списываете часть в счёт услуг, либо отменяете блокировку; если её не отменить, банк снимает её сам по истечении срока - как правило, до 30 дней, точный срок у каждого банка свой.

Что сказать гостю до операции. Сумму; что это блокировка, а не списание; что банк может показывать её как «ожидающую» операцию; в какой срок она исчезнет. Спор «вы сняли с меня 5 000 ₽» почти всегда рождается из того, что этого не сказали.

Касса. Блокировка в обеспечение - не расчёт, чека нет. Списание за услуги - расчёт, чек в момент списания. Не путать с холдированием как оплатой проживания из шага 3: там чек в момент блокировки, потому что блокируется сама оплата.

Ограничения. Не все терминалы и платёжные сервисы умеют раздельно блокировать и списывать; уточните у банка-эквайера. Карта другого человека - родителя, работодателя - в обеспечение обязательств гостя принимается только с согласия держателя.

Результат шага. Гость уезжает без очереди у кассы за возвратом наличных, а вы - без сейфа с чужими деньгами.

Шаг 6. Верните деньги в срок и с правильными документами

Предоплата при отказе до дня заезда - вся сумма, тем же способом, которым была внесена, в срок из договора. Чек «возврат прихода» на возвращённую сумму. Комиссии платёжных сервисов и «расходы на обработку» из возврата не вычитаются: пункт 16 говорит о возврате в полном размере.

Предоплата при незаезде - удержание не более платы за сутки, остальное возвращается. Туристический налог на удержанную сумму не начисляется: услуга не оказана (письмо ФНС от 14.02.2025 № ЕА-4-3/1489@). По кассе единой практики нет: часть объектов оформляет на удержанную сумму чек зачёта предоплаты с предметом «плата за незаезд», часть считает её неустойкой, на которую чек не нужен. Выберите вариант вместе с бухгалтером и держитесь его. На возвращённый остаток чек возврата нужен в любом случае.

Депозит - остаток после зачёта возвращается при выезде: наличными из кассы по расходному ордеру, обратной операцией по карте или отменой блокировки. Гостю выдаётся расчёт: сколько внесено, что зачтено и на каком основании, сколько возвращено. Если зачтено что-то за ущерб - акт, подписанный гостем или с отметкой об отказе от подписи.

Претензия гостя о возврате рассматривается по существу и в срок: необоснованный отказ или уклонение от рассмотрения - часть 4.1 статьи 14.8 КоАП, 100-300 тыс. ₽ юридическому лицу. Это самая дорогая позиция во всей теме, и срабатывает она не за удержание, а за молчание в ответ на письмо гостя.

Штрафы по теме сведены в таблицу; суммы даны по редакции КоАП от 26.07.2026:

Индивидуальные предприниматели по этим статьям отвечают как должностные лица. Штраф за паспорт в залог символический, но само требование остаётся незаконным, и гость вправе на него пожаловаться.

Частые ошибки

1. «Предоплата не возвращается» в оферте. Условие ничтожно по пункту 1 статьи 16 закона «О защите прав потребителей», сумму вернёт суд с процентами и штрафом 50 %, а Роспотребнадзор добавит 10-20 тыс. ₽ по части 2 статьи 14.8 КоАП.
2. Депозит удержан за незаезд. Депозит обеспечивает ущерб и услуги, а не заезд. За незаезд удерживается только плата за сутки из предоплаты; депозит, взятый при бронировании, возвращается целиком.
3. Одна строка «предоплата/депозит» в подтверждении брони. Неясность толкуется против того, кто составил документ: сумму признают предоплатой, вернуть придётся всё.
4. Депозит пробит чеком как оплата проживания. Лишняя выручка в фискальных данных, лишний чек возврата, расхождение между кассой и отчётом по брони.
5. Разная цена за наличные и карту или «комиссия 3 % при оплате картой». Прямой запрет пункта 4 статьи 16.1 закона «О защите прав потребителей», часть 4 статьи 14.8 КоАП - 30-50 тыс. ₽ юридическому лицу.
6. Возврат «по заявлению в бухгалтерию, до 30 дней». Срок возврата - условие договора, но он должен быть разумным: тридцать дней при мгновенной онлайн-оплате суд может признать ущемлением, а просрочка сверх записанного срока даёт гостю неустойку.
7. Паспорт «на время до оплаты». Часть 2 статьи 19.17 КоАП; кроме штрафа - жалоба гостя и объяснения в полиции.

Как автоматизировать

PMS (система управления объектом) в этой теме нужна для одного: чтобы предоплата, депозит и их возвраты не смешивались и у каждого рубля был документ. В bpop оплаты принимаются в карточке брони - наличные, карта на терминале, перевод, онлайн-оплата через YooKassa; гость оплачивает из виджета бронирования, а ссылку на оплату можно отправить из диалога. Депозит записывается отдельным типом оплаты «Депозит» и не входит в сумму оплаты проживания: в расчёте по брони он показан отдельной строкой «удерживается депозит», возврат оформляется типом «Возврат депозита». Возврат - операция «в четыре глаза»: сумму сверх лимита сотрудника одобряет другой человек, лимиты задаются в полномочиях. Политика отмены привязывается к тарифу и считает удержание по времени до заезда; при неявке или отмене неоплаченная сумма попадает в реестр долгов, откуда её списывают с указанием причины.

Фискальные чеки при включённой фискализации формируются автоматически по каждой записи об оплате, с реквизитами и QR-кодом ФНС в карточке. Признак способа расчёта в чеке - полный расчёт, и чек формируется в том числе по записи типа «Депозит». Если ваш бухгалтер выбрал схему «депозит без чека» или «предоплата с признаком аванса», обсудите настройку с поддержкой до запуска кассы, а не после первого возврата.

Чего в bpop нет: блокировки суммы на карте гостя с последующим частичным списанием, автоматического отсчёта срока возврата и напоминаний о нём, шаблона расписки на обеспечительный платёж. Это остаётся администратору: блокировка - через терминал банка, расписка - по вашей форме, срок возврата - задачей на сотрудника.

Итоговый чек-лист

• Для каждого тарифа записано: размер предоплаты, срок внесения, условия и срок возврата.
• В условиях нет слов «не возвращается», «штраф за отказ», «задаток».
• Отказ до дня заезда - возврат полностью; незаезд - удержание не более суток. Формулировка совпадает на сайте, в виджете, в подтверждении брони и на стойке.
• Депозит описан отдельно: сумма, что обеспечивает, порядок зачёта, срок и способ возврата.
• Тариф с предоплатой оформлен как отдельный тариф, а не как скидка за способ оплаты; цена не зависит от того, наличные это или карта.
• Наличные принимаются всегда; карты «Мир» - при выручке свыше 20 млн ₽; дата обязательного приёма цифрового рубля для объекта известна.
• Предоплата - чек в момент получения; переводы только на счёт организации или ИП.
• Депозит - приходный ордер или отдельная операция по карте, без чека; чек - при зачёте в оплату услуг.
• Гость предупреждён о блокировке на карте и сроке её снятия.
• Возврат - в срок из договора, тем же способом, с чеком возврата на предоплату и расчётом по депозиту.
• На каждое письмо гостя о возврате есть ответ по существу в срок.

Источники

Проверено 17 сентября 2026 года.

• Постановление Правительства от 27.11.2025 № 1912 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг и услуг иных средств размещения в Российской Федерации» - пункты 4, 6, 9, 12-16, 29, 32, 36, 41; действует с 01.03.2026 до 01.03.2032, пункты 19-21 - в редакции постановления от 02.06.2026 № 674.
• Закон РФ от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей», статья 16 - недопустимые условия договора; статья 16.1 - формы и порядок оплаты, пункты 1, 4 и 4.1; статья 31 и статья 32. Редакция от 28.12.2025 с изменениями, вступившими в силу 01.09.2026.
• Гражданский кодекс РФ, статья 380 и статья 381 - задаток; статья 381.1 - обеспечительный платёж; статья 314 - срок исполнения обязательства. Редакция от 10.06.2026.
• Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ, статья 1.1 - понятие расчётов, включая предоплату, аванс, их зачёт и возврат. Редакция от 24.06.2025.
• Письмо ФНС России от 03.03.2022 № ЗГ-3-20/1923@ - неустойки, штрафы и пени расчётами не являются, касса при их получении не применяется.
• Письмо Минфина России от 22.08.2019 № 03-01-15/64597 - чек при холдировании средств в оплату формируется в момент блокировки.
• КоАП РФ, статья 14.5, статья 14.8, статья 19.17 - редакция от 26.07.2026.
• Налоговый кодекс РФ, статья 418.7 - момент исчисления туристического налога. Редакция от 04.08.2026.
• Указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчетов» - лимит 100 000 ₽ между организациями и ИП.