Договор управляющей компании апарт-отеля с собственником номера: какую модель выбрать и что в нём прописать в 2026 году

Договор между управляющей компанией апарт-отеля и собственником номера решает четыре вещи: кто исполнитель услуг размещения перед гостем и государством, на каком основании компания включает чужое помещение в реестр классифицированных средств размещения, как считается и выплачивается доход собственника и что происходит, когда собственник забирает номер из фонда. Если хотя бы один из четырёх пунктов не закрыт, проблема приходит не сразу: классификация проходит, а спор начинается через год - при первой недоплате, проверке или продаже апартамента.

Прямой ответ на вопрос «какую модель выбрать». Для апарт-отеля, где номера принадлежат частным инвесторам, рабочих конструкций две - аренда с правом сдавать номер гостям и доверительное управление. В обеих управляющая компания сама становится исполнителем: заключает договор с гостем от своего имени, проходит классификацию как владелец средства размещения на ином законном основании, применяет нулевую ставку НДС и платит туристический налог. Агентская модель, при которой компания действует за счёт собственника, а услугу гостю формально оказывает он, для собственника-физлица не работает: физическое лицо не может быть владельцем средства размещения по закону № 132-ФЗ, а самозанятость на нежилые помещения не распространяется. Агентский договор уместен только с собственником-ИП или компанией.

Материал актуален на 22 сентября 2026 года и продолжает статью про юридическую разницу между апарт-отелем и посуточными квартирами: там разобраны три статуса помещений, здесь - договор, который переводит помещение из статуса «апартаменты инвестора» в статус «номер гостиницы».

Кому относится материал

Управляющим компаниям апарт-отелей и сервисных апартаментов, где номера принадлежат разным собственникам; застройщикам, которые создают управляющую компанию для проданного здания; инвесторам, купившим один или несколько апартаментов и выбирающим, кому и на каких условиях отдать их в управление; владельцам мини-отелей, которые берут в управление чужие нежилые помещения в своём или соседнем здании.

Не относится к жилым квартирам: там нет классификации и реестра, а обязанности управляющего перед государством другие - см. статью за что отвечает управляющий посуточными квартирами. Не относится и к апартаментам, которые собственник использует сам или сдаёт на длительный срок: пока помещение не передано в номерной фонд, договор с управляющей компанией ему нужен только на обслуживание здания.

Шаг 1. Выберите модель договора и определите, кто исполнитель

Что сделать: до подписания решить, кто из двух сторон оказывает услугу гостю. От ответа зависит всё остальное - классификация, НДС, туристический налог, чек, регистрация гостей.

Гражданский кодекс не знает договора «управления апарт-отелем». На практике используются четыре конструкции, и суд квалифицирует договор по содержанию, а не по названию.

Аренда. Собственник передаёт номер управляющей компании в аренду (глава 34 ГК), она сдаёт его гостям от своего имени. Компания - владелец средства размещения на ином законном основании и исполнитель услуг. Собственник получает арендную плату: фиксированную, долю от выручки номера или их сочетание - закон способ расчёта не ограничивает. Договор аренды нежилого помещения на год и дольше регистрируется в Росреестре (пункт 2 статьи 651 ГК; к помещениям норма применяется по устойчивой практике арбитражных судов). Обычный выход - срок 11 месяцев с продлением либо регистрация.

Доверительное управление. Собственник передаёт номер в управление (глава 53 ГК), компания действует от своего имени с пометкой «Д.У.» в интересах собственника. Управляющим может быть только ИП или коммерческая организация (статья 1015). Передача недвижимости регистрируется в Росреестре в том же порядке, что переход права собственности; без регистрации договор недействителен (статья 1017). Имущество и деньги по управлению обособляются: отдельный баланс и отдельный банковский счёт (статья 1018). Компания - исполнитель, собственник получает доход от управления за вычетом вознаграждения и расходов.

Агентский договор. Компания действует по поручению собственника - от его имени или от своего, но за его счёт (глава 52 ГК). Юридически услугу гостю оказывает собственник, компания получает вознаграждение и отчитывается (статья 1008). Это единственная модель, где исполнитель - собственник, и именно здесь главная ловушка: владельцем средства размещения по статье 5.1 закона № 132-ФЗ может быть юридическое лицо, ИП или физическое лицо только в случаях, установленных федеральными законами, а для апартаментов такого случая нет. Собственник-физлицо не может быть принципалом по услугам размещения. Модель работает для собственника-ИП или компании и требует их участия в классификации.

Возмездное оказание услуг. Собственник платит компании за уборку, приём гостей и продажи, но сам остаётся исполнителем перед гостем. Для апарт-отеля это тот же тупик, что и агентская модель, только без отчётности агента.

Кто отвечает: руководитель управляющей компании и юрист. Результат: в договоре прямо написано, кто заключает договор с гостем и от чьего имени. Как проверить: открыть договор с гостем и чек - там должно стоять то же лицо, что в реестре. Ошибка шага: «договор управления» без названной конструкции - суд переквалифицирует его сам, а налоговая доначислит по своей версии.

Сравнение четырёх моделей по признакам, которые определяют классификацию и налоги:

Две нижние строки подходят только собственнику со статусом ИП или юридического лица; инвестору-физлицу остаются аренда и доверительное управление.

Шаг 2. Впишите полномочие на классификацию и включение номера в реестр

Что сделать: дать компании письменное право действовать как владелец средства размещения в отношении номера - проходить оценку соответствия типу, включать сведения о помещении в реестр, проходить плановое подтверждение, получать категорию.

Основание - пункт 5 Положения о классификации (постановление Правительства от 27.12.2024 № 1951): гостиница находится под единым управлением лица, которое является собственником или арендатором объекта либо уполномочено собственниками помещений (номеров). Пункт 3 Правил классификации (постановление от 27.12.2024 № 1952) говорит то же: владелец средства размещения - собственник, арендатор или уполномоченное лицо собственника. Классификация не проводится в отношении отдельных номеров (пункт 2 тех же Правил): в реестр попадает здание или его часть целиком, с указанием количества номеров и кадастровых номеров помещений (пункт 9 Правил ведения реестра). При оценке компания загружает документы, подтверждающие право владения или пользования, - то есть договор с каждым собственником.

Что должно быть в договоре:

• полномочие проходить оценку соответствия типу «гостиница» и плановое подтверждение, подавать сведения в реестр и вносить изменения; при аренде и доверительном управлении оно вытекает из самого договора, при агентской модели его нужно написать отдельно;
• согласие собственника на включение кадастрового номера помещения в запись реестра и на фото- и видеофиксацию номера через приложение «Инспектор»;
• обязанность собственника не оказывать услуги размещения в номере самостоятельно, пока действует договор, и не выставлять его на площадках;
• обязанность передать помещение, соответствующее требованиям к типу и категории, и допускать компанию для устранения несоответствий;
• кто оплачивает выездную оценку при получении звёзд и переоснащение номера под категорию.

Кто отвечает: юрист компании. Результат: типовой договор, который реестр принимает как документ-основание, и подписанные экземпляры по каждому помещению. Как проверить: сверить перечень кадастровых номеров в записи реестра со списком подписанных договоров - расхождений быть не должно. Ошибка шага: включить в реестр номера, по которым договор ещё не подписан, «чтобы не переделывать». Недостоверные сведения в реестре - основание для приостановления классификации на срок до 30 дней (часть 10 статьи 5.1 закона № 132-ФЗ), а услуги в объекте, которого нет в реестре, - штраф по части 1 статьи 14.39 КоАП: 50-70 тысяч рублей должностному лицу и 300-450 тысяч рублей юридическому лицу или ИП, при повторном нарушении - оборотный.

Как проходит сама оценка - в статье об оценке соответствия типу, где обязан быть реестровый номер - в статье про номер реестра на сайте и площадках.

Шаг 3. Пропишите деньги: база, вычеты, сроки и налоги

Что сделать: описать расчёт дохода собственника так, чтобы его можно было проверить по отчёту без звонка бухгалтеру.

База расчёта. Три модели дохода встречаются чаще других: фиксированная плата за номер в месяц; доля от выручки номера или от выручки всего фонда, поделённой между номерами; гарантированный минимум плюс доля сверх него. При любой из них в договоре должно быть написано, что считается выручкой номера: цена размещения без туристического налога, с завтраком или без, до или после комиссии площадок, как учитываются отмены с удержанием и неявки. Формулировка «выручка за вычетом операционных расходов» без закрытого перечня - главный источник споров: входит ли в «операционные расходы» реклама или зарплата управляющего, стороны выясняют годами.

Закрытый перечень вычетов. Уборка и расходные материалы, стирка, коммунальные платежи по счётчикам номера, комиссия площадок и эквайринга, мелкий ремонт до согласованной суммы. Всё, что не в перечне, компания оплачивает из своего вознаграждения.

Сроки. Расчётный период (обычно месяц), дата отчёта, дата выплаты, неустойка за просрочку. Без неустойки в договоре собственник получит только проценты по статье 395 ГК.

Чужие деньги. Предоплаты за будущие заезды и депозиты гостей до заезда - не выручка компании и не доход собственника; как их обособлять, разобрано в статье о балансовом отчёте владельца. Для защиты собственников на случай банкротства компании используют номинальный счёт (статья 860.1 ГК): деньги на нём принадлежат бенефициарам, а не владельцу счёта. Инструмент редкий, но условие о нём стоит хотя бы обсудить.

Налоги при аренде и доверительном управлении. Компания оказывает услуги размещения сама, поэтому нулевую ставку НДС на проживание в классифицированном объекте (подпункт 19 пункта 1 статьи 164 НК, до 31 декабря 2030 года) применяет она - подробности в статье о нулевой ставке. Туристический налог платит она же: плательщик - тот, кто оказывает услуги проживания в объекте из реестра, которым владеет на праве собственности или ином законном основании (статья 418.2 НК, письмо Минфина от 28.01.2025 № 03-05-04-06/6985); расчёт - в статье о туристическом налоге. Выплаты собственнику-физлицу - его доход, с которого компания как налоговый агент удерживает НДФЛ по прогрессивной шкале от 13 до 22 % (статьи 224 и 226 НК); страховые взносы на плату за пользование имуществом не начисляются (пункт 4 статьи 420 НК). Собственник-ИП на УСН получает выплату целиком и платит налог сам; самозанятость на нежилые помещения не применяется (пункт 3 части 2 статьи 6 закона № 422-ФЗ).

Налоги при агентской модели. Нулевая ставка принадлежит тому, кто оказывает услугу, а не посреднику: Минфин повторяет это с 2022 года (письма от 07.11.2022 № 03-07-11/107720 и от 10.11.2022 № 03-07-11/109235), а в 2025 году рассматривал именно агентскую схему в гостинице (письмо от 04.09.2025 № 03-07-11/86517). Вознаграждение агента облагается по общей ставке - с 2026 года это 22 %, если компания на общей системе или превысила порог освобождения на УСН (см. статью когда отель на УСН платит НДС). Чек гостю пробивает тот, кто принимает деньги, с признаком агента и данными принципала - для этого принципал должен быть ИП или компанией.

Кто отвечает: бухгалтер вместе с юристом. Результат: расчёт по одному номеру за один месяц, который сходится с отчётом до рубля. Как проверить: дать договор и отчёт за месяц человеку не из бухгалтерии - он должен восстановить сумму выплаты. Ошибка шага: обещать собственнику «доходность 10 % годовых» в рекламе и не написать в договоре, гарантирована ли она, - при недоборе это спор о введении в заблуждение, а не о расчётах.

Шаг 4. Разделите обязанности по номеру, зданию и гостю

Что сделать: развести три круга обязанностей, которые в апарт-отеле обычно смешаны.

Номер. Кто оснащает его под требования к типу и категории, кто меняет мебель и технику по износу, за чей счёт ремонт инженерии внутри номера. Обычно собственник несёт капитальные вложения и замену крупного оборудования, компания - текущее содержание и расходники из вычетов.

Здание. Расходы на общее имущество нежилого здания собственники помещений несут соразмерно своей доле, как участники общей долевой собственности (статья 249 ГК); кто его обслуживает - управляющая компания здания, товарищество собственников или та же компания, что ведёт отель, - вопрос отдельного договора. В договоре с собственником номера должно быть написано, входят ли взносы на содержание здания в вычеты из его дохода или он платит их отдельно.

Гость. Всё, что связано с гостем, - только у исполнителя: договор с гостем по Правилам № 1912, регистрация россиян и уведомление МВД об иностранце за один рабочий день (см. статью о регистрации иностранных гостей), персональные данные, претензии, забытые вещи, ущерб. Собственник не заселяет «своих» гостей в обход компании: такой заезд не попадает ни в журнал регистрации, ни в туристический налог, а отвечать за него будет компания как владелец объекта.

Отдельная строка после постановления Конституционного Суда от 03.02.2026 № 4-П: собственники помещений вне номерного фонда могут регистрироваться в них по месту пребывания, и для этого им нужны копии документов о строительстве здания. Пропишите, что компания выдаёт такие копии по запросу и в какой срок, - иначе это станет первым поводом для конфликта с теми, кто из фонда вышел.

Кто отвечает: управляющий. Результат: матрица «номер - здание - гость» с исполнителем и источником оплаты по каждой строке. Как проверить: взять три последних расхода по номеру и найти каждому строку в матрице. Ошибка шага: считать, что собственник «в доле» может зайти в свой номер в любой момент - право доступа и порядок уведомления должны быть описаны, иначе гость в номере оказывается предметом спора.

Шаг 5. Отчётность: что показывать собственнику и чего показывать нельзя

Что сделать: договориться о форме и сроке отчёта до первой выплаты.

При агентской модели минимум задаёт закон: агент отчитывается в порядке и сроки по договору, а если они не согласованы - по мере исполнения или по окончании поручения; к отчёту прилагаются доказательства расходов; возражения принципал заявляет в течение 30 дней, иначе отчёт считается принятым (статья 1008 ГК). При доверительном управлении отчёт представляется в порядке и сроки, установленные договором (пункт 4 статьи 1020). При аренде с долей от выручки закон отчёта не требует вовсе - без условия в договоре собственник не получит ничего, кроме платежа.

Что входит в отчёт по номеру за месяц: проданные ночи и загрузка, выручка по определению из договора, разбивка по каналам, вычеты по закрытому перечню построчно, вознаграждение компании, сумма к выплате и удержанный НДФЛ. Что не входит: имена, паспортные данные и контакты гостей. Компания - оператор персональных данных, а собственник номера - третье лицо; передавать ему сведения о гостях без основания нельзя (статья 7 закона № 152-ФЗ). Показатель «сколько ночей и за сколько» - да, «кто жил» - нет.

Форма месячного отчёта по одному номеру - тема отдельной статьи серии; здесь в договоре закрепляются три вещи: срок отчёта, срок возражений и право собственника запросить подтверждающие документы - выгрузку броней по номеру и данные о платежах.

Кто отвечает: бухгалтер и управляющий. Результат: отчёт, который собственник получает в один и тот же день месяца без напоминаний. Как проверить: сумма к выплате в отчёте равна платёжке. Ошибка шага: отчёт «по всему отелю» с общей загрузкой - собственник не видит свой номер и не может проверить расчёт.

Шаг 6. Выход номера из фонда: как расстаться без потери классификации

Что сделать: заранее описать, как собственник забирает номер - при продаже, для собственного проживания или по истечении срока.

Срок уведомления. От бессрочного агентского договора любая сторона вправе отказаться (статья 1010 ГК); доверительное управление прекращается при отказе собственника с уведомлением за три месяца, если договором не установлен другой срок (статья 1024); аренду на срок расторгают досрочно по основаниям договора и статей 619-620 ГК. Практичный срок для всех моделей - не короче глубины продаж: если номер продаётся на площадках на 90 дней вперёд, уведомление за 90 дней избавляет от отмен подтверждённых броней.

Дата выхода и брони. С даты уведомления компания закрывает номер в продаже на даты после выхода; брони, уже подтверждённые на эти даты, либо переселяются в другие номера, либо отменяются за счёт стороны, которая инициировала выход, - это надо записать. Отмена по инициативе исполнителя означает возврат гостю по пункту 16 Правил № 1912 и, как правило, штраф площадки.

Реестр. Количество номеров и кадастровые номера помещений входят в сведения реестра. Прямой процедуры «убрать номер» Правила не содержат: на практике состав фонда обновляют повторной оценкой соответствия через сервис Росаккредитации, а контактные данные и адрес правят в личном кабинете в течение 5 рабочих дней (пункт 27 Правил ведения реестра). Порядок и риски записи, отставшей от жизни, разобраны в статье как изменить сведения об объекте в реестре. Главное - не продавать выбывший номер под реестровым номером объекта: с даты выхода помещение не является номером средства размещения, а услуги размещения в нём - нарушение части 21 статьи 5.1.

Смена собственника. Продажа апартамента не прекращает аренду - она следует за помещением (статья 617 ГК), а доверительное управление и агентский договор с новым собственником придётся заключать заново. Условие о том, что продавец обязан уведомить компанию о сделке и предложить покупателю действующий договор, снимает половину проблем.

Кто отвечает: управляющий и юрист. Результат: регламент выхода на одну страницу - срок, дата, брони, реестр, расчёт. Как проверить: смоделировать выход одного номера через 30 дней и посмотреть, сколько броней придётся трогать. Ошибка шага: узнать о продаже номера от нового собственника, который пришёл с ключами.

Частые ошибки

1. Договор без названной конструкции. «Договор управления апартаментом» с элементами аренды, агентирования и услуг одновременно. Суд и налоговая квалифицируют его сами: итог - доначисление НДС на всю выручку или признание договора незаключённым.
2. Агентская модель с собственником-физлицом. Услугу гостю формально оказывает человек без статуса ИП, который не может быть владельцем средства размещения и не может применять самозанятость к нежилому помещению. Классификация проходит от имени компании, а исполнитель по документам другой - при проверке это недостоверные сведения в реестре.
3. Доверительное управление без регистрации в Росреестре. Договор недействителен (статья 1017 ГК): компания не вправе ссылаться на его условия, собственник - на защиту дохода.
4. «Операционные расходы» без закрытого перечня. База расчёта дохода занижается, спор о каждой статье идёт отдельно, а доказать необоснованность вычета без перечня почти невозможно.
5. Номера в реестре без подписанных договоров. Основание для приостановления классификации всего объекта, а не одного номера; на 30 дней приостановки площадки обязаны остановить продажи.
6. Отчёт с персональными данными гостей. Передача сведений третьему лицу без основания - нарушение закона № 152-ФЗ и повод для жалобы гостя в Роскомнадзор.
7. Выбывший номер продолжает продаваться. Собственник расторг договор, а номер остался в шахматке и на площадках. Это услуги размещения в помещении вне реестра и спор с собственником о выручке за чужой номер.

Как автоматизировать

Задача PMS (Property Management System - системы управления отелем) в апарт-отеле с десятками собственников - учитывать выручку и расходы по каждому номеру отдельно и давать данные для отчёта без ручной выборки.

Что берёт на себя bpop:

• Номер как единица учёта. Категории и конкретные номера заводятся в карточке объекта; гость бронирует категорию, а номер назначаете вы. Экспорт броней и оплат в Excel за период даёт выручку и оплаты по конкретному номеру - основу расчёта доли собственника.
• Один исполнитель во всех документах. Договор с гостем, окончательный расчёт и уведомление МВД формируются из ваших шаблонов кнопкой «Документы»; фискальные чеки идут через подключённый эквайринг с вашей ставкой НДС для проживания и своей для каждой услуги.
• Закрытие дат. Выбывающий номер снимается с продажи с нужной даты сразу везде - в календаре, виджете и на странице отеля; пересечений система не допускает.
• Роли и доступы. Бухгалтер видит брони и выгрузки без права оформлять оплаты; собственнику номера доступ в кабинет не выдаётся, отчёт ему готовится из выгрузки.
• Реестр долгов и возвраты. Отмены с удержанием и неявки попадают в долги, возвраты проходят согласование - те статьи, которые собственники оспаривают первыми.

Чего в bpop нет: отдельного модуля «собственники» с автоматическим расчётом и рассылкой отчётов по номерам, учёта вычетов по закрытому перечню и удержания НДФЛ - это делается в учётной системе по выгрузке; передачи сведений в реестр Росаккредитации; расчёта туристического налога. Отчёт собственнику собирается из экспорта броней и оплат, отфильтрованного по номеру.

Итоговый чек-лист

Список можно передать юристу и управляющему:

• В договоре названа конструкция - аренда, доверительное управление или агентский - и указано, кто заключает договор с гостем.
• Для собственника-физлица выбрана аренда или доверительное управление; агентская модель - только с ИП или юрлицом.
• Аренда от года и любое доверительное управление зарегистрированы в Росреестре.
• Есть полномочие на оценку соответствия, включение в реестр, плановое подтверждение и категорию; собственник согласен на фото- и видеофиксацию номера.
• Перечень кадастровых номеров в реестре совпадает со списком подписанных договоров.
• Определены выручка номера, закрытый перечень вычетов, расчётный период, дата отчёта, дата выплаты, неустойка.
• Прописано, кто платит за оснащение под категорию, замену оборудования и содержание здания.
• Отчёт по номеру - без персональных данных гостей; срок возражений собственника указан.
• Регламент выхода: срок уведомления не короче глубины продаж, судьба броней, обновление реестра, расчёт при выходе.
• Условие о продаже апартамента: уведомление компании и передача договора покупателю.
• Порядок выдачи собственникам вне фонда копий документов о здании для регистрации по постановлению № 4-П.

Источники

Проверено 22 сентября 2026 года.

• Статья 5.1 Федерального закона от 24.11.1996 № 132-ФЗ - часть 5 (владелец средства размещения), части 10-13 (приостановление и прекращение классификации), часть 21 (запрет услуг без реестра). Редакция от 04.07.2026, действует с 01.09.2026.
• Положение о классификации средств размещения, постановление Правительства от 27.12.2024 № 1951 - пункт 5: гостиница под единым управлением собственника, арендатора или лица, уполномоченного собственниками помещений. Редакция от 27.11.2025.
• Правила классификации средств размещения и Правила формирования и ведения единого реестра, постановление Правительства от 27.12.2024 № 1952 - пункты 2 и 3 Правил классификации; пункты 9, 14 и 27 Правил ведения реестра. Раздел о реестре на КонсультантПлюс.
• Гражданский кодекс РФ, часть вторая - статьи 395, 617, 619-620, 651 (аренда), 860.1 (номинальный счёт), 1005, 1008, 1010 (агентирование), 1012-1024 (доверительное управление); статья 249 части первой - расходы по содержанию общего имущества.
• Налоговый кодекс РФ, часть вторая - подпункт 19 пункта 1 статьи 164 (нулевая ставка до 31.12.2030), статьи 224 и 226 (НДФЛ и налоговый агент), пункт 4 статьи 420 (взносы), статьи 418.2-418.4 (туристический налог).
• Письмо Минфина России от 28.01.2025 № 03-05-04-06/6985 - плательщики туристического налога: те, кто оказывает услуги проживания в объектах из реестра на праве собственности или ином законном основании.
• Письма Минфина России от 07.11.2022 № 03-07-11/107720 и от 10.11.2022 № 03-07-11/109235 - нулевая ставка только у того, кто оказывает услуги проживания сам; посредник применяет общую ставку (обзор). Письмо от 04.09.2025 № 03-07-11/86517 - об агентской схеме в гостинице, по базе КонсультантПлюс.
• Статья 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ - пункт 3 части 2: самозанятость только для найма жилых помещений.
• Статья 14.39 КоАП РФ - части 1 и 2, редакция с изменениями с 01.09.2026.
• Правила предоставления гостиничных услуг и услуг иных средств размещения, постановление Правительства от 27.11.2025 № 1912 - пункт 16 (бронирование и отмена). Редакция от 02.06.2026.
• Постановление Конституционного Суда РФ от 03.02.2026 № 4-П - регистрация по месту пребывания в нежилых помещениях вне номерного фонда.
• Статья 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ - конфиденциальность персональных данных.
• Реестр классифицированных средств размещения, платформа «Гостеприимство» - ФГИС Росаккредитации.

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию юриста и налогового специалиста: конструкция договора выбирается по документам на конкретное помещение и статусу его собственника.